בפגישות רבות נהוג לבצע רישום של כל הדברים הנאמרים, מה שמכונה פרוטוקול. לא פשוט לבצע את המשימה הזאת ולכן רבים נעזרים בשירותיהן של חברות תמלול מקצועיות על מנת שיעבירו את כל מה שנאמר למילה כתובה. כיצד מתבצע רישום פרוטוקולים, באילו מקרים חשוב לבצע זאת ומדוע כדאי לכם לפנות אלינו לחברת סאונד טקסט לביצוע המשימה? מייד תבינו.

רישום פרוטוקולים – בשביל מה צריך את זה?

פגישות במסגרות שונות כוללות דיונים מאוד חשובים, לעיתים אף קבלת החלטות משמעותיות והצבעות קריטיות. על מנת שניתן יהיה לעיין בכל המידע שהועבר בהן, יש צורך במסמך שיהיה "נאמן למקור" ויכלול את כל מה שנאמר בפגישה באופן מדויק. תמלול פרוטוקולים הוא השירות שמאפשר להפיק את אותו המסמך ולהיות בטוחים שהוא יכלול את כל מה שנאמר. ניתן לציין מספר מקרים בהם רישום פרוטוקולים באמצעות תמלול הוא דבר נדרש:

• חובה על פי חוק – כאשר חבר הדירקטוריון בחברות ציבוריות או ממשלתיות מתכנס, חלה עליו החובה להנגיש לכל הציבור את הדברים הנאמרים באמצעות תמלול הפרוטוקול, מאחר ולא ניתן לשחרר לטובת הציבור קבצי קול.
• פגישות חשובות אחרות – גם כאשר מדובר בישיבות חשובות שבהן אין חובה לבצע תמלול ורישום, רבים מעדיפים כן לבצע זאת על מנת שיהיה תיעוד כלשהו. הדבר מאוד עוזר כאשר אנשי מפתח בארגון נאלצים להיעדר מהפגישה ועדיין מעוניינים שכל המידע יגיע אליהם, מבלי שיצטרכו לבזבז זמן רב על הקשבה להקלטה.
• ארכיב – לעיתים מעוניינים לשמור את תיעוד הישיבה למשך תקופה כלשהי והדרך הטובה והיעילה ביותר לעשות זאת היא באמצעות רישום ולאו דווקא באמצעות הקלטה או צילום הישיבה.

כיצד מבצעים רישום פרוטוקולים?

ניתן לבצע רישום פרוטוקולים במגוון דרכים. הדרך הראשונה היא בזמן אמת, כאשר המתמלל נמצא בחדר הישיבות ומבצע את העברת המידע למילה הכתובה בזמן שהדברים נאמרים בפועל. אלא שברוב המקרים אין צורך בכך – בדיוק כמו תמלול סרטון, ניתן להעביר אל המתמלל קובץ סאונד או וידאו והוא כבר יבצע את פעולת התמלול ללא צורך בהיותו פיזית בישיבה עצמה. ישנם סוגים שונים של רישום פרוטוקול שהוא יכול להפיק, בהתאם לצורך או החוקים של הארגון, כגון פרוטוקול סטנוגרמי שכולל את כל הדברים הנאמרים ללא יוצא מן הכלל או פרוטוקול ערוך שמחולק לפי קטגוריות.

כמובן שאם בסופו של דבר ההקלטה של הישיבה תצטרך לשמש בתור ראיה או עדות כלשהי בבית המשפט, יש לבצע את התמלול בצורה אחרת לגמרי, שכן תמלול הקלטות לבית משפט מחייב פורמט מיוחד. אך אל דאגה, חברה מקצועית כמונו יודעת לבצע גם את המשימה הזאת על הצד הטוב ביותר.

תמלול פרוטוקולים – הדגשים של חברה איכותית בתחום

בבואכם לבחור חברה עבור תמלול פרוטוקולים, עליכם לברר לגבי מספר קריטריונים שהיא חייבת לעמוד בהם:

• ניסיון – קריטריון זה יבטיח עמידה בכל הפורמטים המצופים בהתאם לסוג הפגישה והפרוטוקול הנדרש בה, לרבות פורמטים שמיועדים לבתי המשפט.
• דיוק – כאמור, רישום פרוטוקולים אמור להוות נאמן למקור של כל הדברים שנאמרו בישיבה. על מנת להבטיח שאכן כך יהיה, חשוב כי מתמללי החברה ידעו לדייק ולהצליח להעביר אל הכתב את אופי הדברים בדיוק כפי שנאמרו (מבחינת טון הדיבור, הפרדה לדוברים וכו'), גם כאשר ההקלטות אינן ברורות מספיק או כשיש התפרצויות באמצע דברים של אחרים.
• עמידה בלוחות זמנים – ישנן פגישות ארוכות וסוערות במיוחד, מה שמקשה מאוד על עבודת התמלול שלהן וגורם לה להימשך שעות רבות. מתמלל מקצועי ידע להתמודד עם כך ולבצע את העבודה במהירות, מה שחשוב מאוד כאשר מדובר בצורך דחוף של רישום והעבר הפרוטוקול הכתוב.

אצלנו חברת תמלול העומדים בכל הקריטריונים האלה באופן מושלם ומאחורינו אינספור פרויקטים של רישום פרוטוקולים ועבודות תמלול נוספות. מוזמנים ליצור איתנו קשר ולקבל את כל הפרטים.